ما الطرق الثلاث لشراء البرمجيات؟

ما طرق الحصول على البرمجيات؟

عند التخطيط للاستثمارات التقنية، توازن فرق القيادة بين سرعة التنفيذ الأولي والمرونة التشغيلية على المدى البعيد. والخيار الأول هو البرمجيات الجاهزة، التي تتيح نشراً سريعاً للمهام الإدارية الشائعة، كمسك الدفاتر الأساسي أو إدارة البريد الإلكتروني. ولأن هذه التطبيقات مصمّمة لآلاف المؤسّسات، يتعيّن على فريقكم أن يكيّف عاداته اليومية مع البرمجيات، بدل أن تُكيَّف البرمجيات مع عملياتكم.

أما المسار الثاني فهو إعداد منصّات مؤسّسية مثل Odoo أو Zoho أو Microsoft Dynamics، وكثيراً ما تختاره الشركات حين تحتاج إلى وحدات تشغيلية مترابطة وتستطيع العمل ضمن قوالب معدّة مسبقاً. وحين يحتاج العميل إلى أعمال الإعداد وحدها في Odoo أو Zoho أو Dynamics، فإننا لا نقبل هذا النوع من العمل في تلك الأدوات، ونحيله إلى شريك تنفيذ. ويتجنّب هذا المسار البرمجة المخصّصة، إذ يقتصر على تعديل حقول النماذج القائمة، وصلاحيات المستخدمين، والتقارير المالية القياسية.

والمسار الثالث هو تطوير برمجيات مخصّصة، يبني فيه فريق هندسي حلاً مصمّماً على مقاس واقعكم التشغيلي. ويناسب هذا النهج المؤسّسات التي تستمدّ ميزتها التنافسية من خوارزميات تسعير خاصّة بها، أو من سير عمل تجاري، أو من تسلسلات إنتاج متخصّصة. ويمكنكم الاطّلاع على أدلّتنا حول المفاضلة بين البرمجيات المخصّصة والجاهزة، لتعرفوا كيف يؤثّر كل مسار شراء في هوامش الربح بمرور الوقت.

واختيار النموذج غير المناسب يولّد احتكاكاً في العمل. فشراء أداة غير مرنة كثيراً ما يدفع الفرق إلى إنشاء جداول بيانات موازية لإدارة السجلّات الأساسية. وفي المقابل، فإن تطوير برمجيات مخصّصة لعمليات عامة يستنزف الموارد في مهام تؤدّيها المنتجات التجارية على نحو كافٍ.

كيف تشترون البرمجيات؟

تبدأ عملية الشراء المنظّمة بمراجعة سير العمل الحالي، وتحديد المواضع التي يُعاد فيها إدخال البيانات يدوياً. وقبل الالتزام بتراخيص برمجيات أو عقود تطوير، قيّموا ما إذا كانت الاختناقات التشغيلية ناتجة عن قصور في البرمجيات أم عن ثغرات في التنسيق الداخلي. وأجروا مقابلات مع المنسّقين لديكم لرسم كل انتقال للعمل بين الأشخاص، وكل خطوة لاعتماد المستندات، وكل مصدر بيانات خارجي تمرّ به العمليات اليومية.

وفي كل مشروع، نقيّم في innopalm إجراءات أوامر الشراء لديكم خلال المكالمة الأولى، وننصح بإعداد الأدوات القائمة كلّما لبّت البرمجيات القياسية المتطلب التشغيلي. فحين تتعامل البرمجيات التجارية القائمة مع قواعدكم التشغيلية دون حلول بديلة، يبقى شراء البرمجيات القياسية الخيار المعقول. وإذا كانت الحزم القياسية تغطّي احتياجاتكم بتعديلات بسيطة، فإن ترخيص منصّة راسخة يوفّر عليكم الوقت.

وحين تتطلّب قرارات الشراء دراسة أنظمة مخصّصة، يوضّح لكم فريقنا الصورة في وقت مبكر. فالمكالمة التمهيدية معنا مجانية ولا تُلزمكم بشيء، ونراجع خلالها التحديات التشغيلية الأساسية لديكم، واحتياجاتكم من التقارير، ونقاط الاتصال بين الأنظمة، لتقرّروا أيّ مسار شراء يناسب أهداف أعمالكم.

ما أنواع الشراء الأربعة؟

في مشتريات المؤسّسات، يرتبط شراء البرمجيات ارتباطاً وثيقاً بنماذج البنية والاستضافة. وفهم هذه الفئات يساعد المديرين الماليين على الموازنة بين النفقات الرأسمالية والتكاليف التشغيلية للبرمجيات في مختلف وحدات الأعمال.

فالبرمجيات السحابية تقدّم الأدوات عبر الإنترنت بنماذج اشتراك، فتلغي الحاجة إلى صيانة خوادم داخلية. وتذكر SAP أن نظام ERP السحابي هو اليوم أكثر طرق نشر أنظمة ERP شيوعاً. ويقلّل هذا المسار متطلبات الإعداد الأولية، في حين يرتّب نفقات تشغيلية متكرّرة تتزايد مع نموّ عدد الموظفين.

أما الأنظمة المحلّية (on-premises) فتعمل مباشرةً على بنية تحتية محلية تملكها المؤسّسة وتؤمّنها داخل شبكتها، وكثيراً ما تختار هذا النموذج المؤسّساتُ التي تدير أصولاً حسّاسة، أو تعمل في مناطق صناعية ذات اتصال غير منتظم. وتمزج بنى النشر على مستويين (two-tier) والبنى الهجينة بين هاتين الآليّتين، فتشغّل دفاتر الأستاذ المالية الأساسية على خوادم مركزية، بينما تشغّل الفروع منصّات متخصّصة متّصلة بأنظمة المؤسّسة.

متى ينبغي للمؤسّسة تطوير برمجيات مخصّصة بدل شرائها؟

يتطلّب الاختيار بين البرمجيات التجارية والتطوير المخصّص معايير تشغيلية موضوعية. فقبل تقديم عرض السعر، نتحقّق من ثلاثة أسئلة: هل تغطّي أداة قياسية إجراءات العمل لديكم بالإعداد وحده، وهل هذا الإجراء هو ما تكسبون به الصفقات، وهل يتغيّر كل شهر. فإذا أشارت الأسئلة الثلاثة كلها إلى شراء البرمجيات الجاهزة، ننصحكم بالشراء ولا نقدّم عرض سعر.

وحين تلبّي منصّة قياسية قواعدكم التشغيلية، فلا حاجة إلى التعاقد على شيفرة مخصّصة. ولا ننصح بتطوير ويب مخصّص حين تناسبكم البرمجيات الجاهزة، إذ توفّر المنتجات الجاهزة واجهات مختبَرة ومسارات إعداد يمكن التنبّؤ بها للعمليات الشائعة.

ويبرز مسوّغ التطوير المخصّص حين تظهر جداول بيانات يدوية إلى جانب الأنظمة المؤسّسية. فحين تظلّ شركة ما تتابع أوامر التغيير، أو تعديلات المخطّطات، أو الجداول الزمنية في Excel إلى جانب نظامها الرئيسي، فإن هذه الفجوة هي عادةً ما يحدّد نطاق البرمجيات المخصّصة المطلوبة. وتلغي الأدوات المصمّمة على مقاس العمل ازدواجية إدخال البيانات، وتمنح الإدارة رؤية تشغيلية موثوقة.

وإذا كانت جداول البيانات اليدوية تبطئ انتقال المهام الإدارية اليومية لديكم، فاحجزوا مكالمة تمهيدية مجانية، وسنستعرض معكم إجراءات العمل لنقيّم ما إذا كان تطوير البرمجيات المخصّصة مبرّراً.

ما الذي ينبغي تقييمه عند اختيار برمجيات عمليات الإنتاج؟

يتطلّب تقييم برمجيات العمليات التحقّق من مدى موثوقية الأنظمة في معالجة المعاملات بين الإدارات. وتعرّف SAP نظام ERP بأنه نظام برمجي يساعد المؤسّسات على تبسيط إجراءات أعمالها الأساسية، بما فيها المالية والموارد البشرية والتصنيع وسلسلة التوريد والمبيعات والمشتريات. لذا يجب أن تربط منصّات الإنتاج هذه المجالات التشغيلية دون أن تُنشئ جزراً معزولة من البيانات.

والتحقّق من صحّة البيانات متطلب أساسي في تقييم أدوات الإنتاج. ففي مشاريع التطوير المخصّص، نوثّق كل نقطة تكامل مع نظام ERP قبل بدء العمل الهندسي، ونتحقّق بصرامة من مطابقة كل سجلّ لأمر شراء مع البيانات الرئيسية. وإذا افتقرت السجلّات الرئيسية إلى أرقام تعريف المورّدين أو تعريفات العملات، فيجب أن ترفض الأنظمة الإدخالات بدل تخمين القيم.

كما تستحقّ هياكل الترخيص فحصاً دقيقاً. فالمنصّات الجاهزة تفرض عادةً رسوم ترخيص متكرّرة لكل مستخدم، تثقل كاهل الأعمال مع نموّها كلّما زاد عدد الموظفين الذين يدخلون إلى النظام. أما في نموذج التقدير لدينا، فلا يحمل النظام الذي نطوّره أي رسوم ترخيص لكل مستخدم. ويُبقي هذا الهيكل البرمجيات التشغيلية مجدية من حيث التكلفة مع توسّع فرق المنسّقين.

ما المتطلبات التنظيمية ومتطلبات الامتثال التي تنطبق؟

على المؤسّسات التي تشتري برمجيات في الإمارات أن تستند في قراراتها التقنية إلى التزاماتها التنظيمية المحلية. وتستدعي سياسات حوكمة البيانات تدقيقاً متأنّياً، سواء اخترتم منصّات SaaS أو برمجيات مطوّرة خصيصاً لكم. ونعالج البيانات الشخصية استناداً إلى قانون حماية البيانات الشخصية الإماراتي (PDPL) منذ مرحلة تصميم البنية.

ويجب أن تعكس بنية الاستضافة أيضاً قواعد الامتثال المؤسّسية للبيانات. فحين لا يجوز أن تغادر البيانات الدولة أو شبكة العميل، نستضيف النظام داخل الإمارات أو على خوادم العميل نفسه. وبهذا تبقى سجلّات العملاء الحسّاسة ودفاتر الأستاذ المالية ضمن ولايات قضائية تفي بمتطلبات الامتثال.

ويجب تحديد معايير أمن البرمجيات قبل توقيع عقود الشراء. فتصميمات الأنظمة تفرض صلاحيات وصول قائمة على الأدوار، وتسجّل النشاط لأغراض التدقيق، وتشفّر السجلّات أثناء التخزين والنقل.

كيف تسير الجداول الزمنية للتسليم وانتقال الملكية إليكم؟

تتفاوت جداول التسليم تفاوتاً كبيراً بين أساليب الشراء. فيمكن تفعيل الأنظمة الجاهزة فوراً، وإن كان دمج السجلّات القديمة وتدريب الفرق يستغرقان في الغالب عدّة أسابيع. أما في التطوير المخصّص، فنخطّط عادةً لتطوير تطبيق جوال خلال مدّة من 6 إلى 12 أسبوعاً من انطلاق المشروع حتى التشغيل الفعلي.

ويجب أن يتحقّق موظفو العمليات من جودة النظام قبل إطلاقه رسمياً. فالأشخاص الذين سيستخدمون النظام يُجرون اختبار القبول وفق النطاق الذي اعتمدوه، إضافةً إلى اختبارات ضمان الجودة (QA) التي نجريها نحن، ثم يعتمدونه قبل الإطلاق. ويؤكّد هذا الاختبار الذي يقوده العميل أن سير العمل يطابق إجراءات الأعمال اليومية.

وتمثّل ملكية الشيفرة فارقاً جوهرياً بين ترخيص برمجيات تجارية والتعاقد على تطوير نظام. فعند التسليم تتسلّمون الشيفرة المصدرية والوثائق الفنية والاختبارات وكل بيانات الدخول. ويلغي نموذج الملكية هذا الارتهان للمورّد (Vendor Lock-in)، ويمنحكم استقلالية تامة في إدارة برمجياتكم.

يندرج هذا المقال ضمن عملنا في تطوير البرمجيات المخصّصة، ويعكس منهجية التخطيط التي تقوم عليها طريقة عملنا.

أبرز النقاط

• تتمثّل الطرق الثلاث لشراء البرمجيات في شراء منتجات تجارية، أو إعداد منصّة قائمة، أو التعاقد على تطوير برمجيات مخصّصة.
• يناسب شراء البرمجيات الجاهزة الحالات التي تغطّي فيها الميزات القياسية عملياتكم دون حلول يدوية بديلة.
• يعدّل إعداد المنصّات المؤسّسية القائمة سير العمل بالاستعانة بمتخصّصين في التنفيذ، دون كتابة شيفرة مصدرية مخصّصة.
• يلغي التطوير المخصّص رسوم الترخيص المتكرّرة لكل مستخدم، ويمنح العميل الملكية الكاملة للشيفرة المصدرية ومجموعات الاختبار.
• يجب أن تمتثل الأنظمة التي تدير سجلّات خاصّة في الإمارات للوائح الوطنية لحماية البيانات ولقواعد الاستضافة المحلية.

المصادر

1. تعريف نظام ERP وأنواع نشره الأربعة الشائعة (sap.com)